Privacybeleid

Hoe en waarom verzamelt Praktijk Elements persoonsgegevens?

Praktijk Elements verzamelt persoonsgegevens bij de uitvoering van haar werkzaamheden. In de meeste gevallen gaat het om gegevens die zij opvraagt bij de betrokkene of die de betrokkene uit zichzelf verstrekt. Denk daarbij aan een eerste telefoongesprek tussen Praktijk Elements en een (potentiële) klant of aan de situatie dat een (potentiële) klant een mail stuurt aan Praktijk Elements.

Bij de verwerking van persoonsgegevens gaat Praktijk Elements zo zorgvuldig mogelijk te werk. Een essentieel onderdeel van die zorgvuldigheid is transparantie. Het is belangrijk dat derden en betrokkenen inzicht hebben in de manier waarop persoonsgegevens gebruikt worden en de achterliggende redenen daarvoor. Daarom is dit statement opgesteld.

Wie is Praktijk Elements precies?

Praktijk Elements geldt in veel gevallen als de verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens. Zij is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 53330188 en gevestigd aan de Dronensingel 3b te Bodegraven, bereikbaar op telefoonnummer 06-52118935 en per mail op info@praktijkelements.nl

Heeft Praktijk Elements een Functionaris Gegevensbescherming?

Praktijk Elements heeft geen Functionaris Gegevensbescherming aangesteld.

Welke persoonsgegevens verwerkt Praktijk Elements en waarom doet zij dat?

Praktijk Elements verwerkt verschillende soorten persoonsgegevens, om verschillende redenen. De gegevens die zij het meest verwerkt zijn:

  • Identificatiegegevens (naam, mailadres, contactpersoon, telefoonnummer)
  • Locatiegegevens (post- en/of vestigingsadres)
  • Financiële gegevens (bankrekeningnummer, betaalgegevens)
  • Behandelingsgegevens (medicijngebruik, bijzonderheden/operaties, allergieën, huidtype, huidanalyse, thuisgebruik producten, thuisverzorgingsadvies, huidmeting: vochtgehalte, vetgehalte, pH-waarde, melanine/erytheem, datum van behandelingen, behandelplan met productgebruik en prijs)

Het eerste hoofddoel van deze verwerking is om een overeenkomst met de klant tot stand te kunnen brengen. Daarvoor moeten Praktijk Elements en de klant immers met elkaar kunnen communiceren. Denk bijvoorbeeld aan het inventariseren van de wensen van de klant en het opstellen van een offerte. Het tweede hoofddoel is om de gesloten overeenkomst uit te kunnen voeren. Denk daarbij bijvoorbeeld om periodiek overleg over de voortgang. Het derde hoofddoel is om facturatie van de werkzaamheden c.q. dienstverlening mogelijk te maken, alsook om betaling (en desnoods incasso) te faciliteren. Het laatste hoofddoel is om de klant een geschikte behandeling te kunnen geven en te kunnen informeren over ontwikkelingen die relevant voor hem of haar kunnen zijn.

Mág Praktijk Elements die gegevens verwerken?

Praktijk Elements verwerkt persoonsgegevens als dat noodzakelijk is om een overeenkomst met een klant en/of een leverancier tot stand te brengen of uit te voeren. Dat is bijvoorbeeld het geval wanneer een offerte gevraagd wordt of als een bestelling geplaats wordt. Verder verwerkt Praktijk Elements persoonsgegevens als haar eigen belangen dat rechtvaardigen. Dat zal het geval zijn als het voor Praktijk Elements redelijkerwijze onmogelijk is om haar werkzaamheden uit te voeren zonder die gegevens te verwerken. Ten slotte vraagt Praktijk Elements in sommige gevallen (ook nog) toestemming om de gegevens te mogen gebruiken. De formele rechtsgrond(en) voor verwerking zijn dus:

  1. dat verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene een partij is, of geschiedt op verzoek van de betrokkene voor de sluiting van een overeenkomst
  2. dat verwerking noodzakelijk is voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Praktijk Elements (of een derde)
  3. dat betrokkene toestemming heeft gegeven voor de verwerking

Ten aanzien van rechtsgrond (ii) geldt dat het in alle gevallen gaat om verwerkingen die voor Praktijk Elements noodzakelijk zijn om haar dienstverlening te kunnen realiseren. Zij kan simpelweg haar werkzaamheden niet doen (niet met de klant communiceren, geen stukken samenstellen, geen support bieden, geen facturen sturen enz.) zonder gebruik te maken van de persoonsgegevens van de klant. Het belang dat Praktijk Elements heeft bij deze verwerkingen is daarom groot. Dat geldt te meer nu er voor Praktijk Elements geen mogelijkheid is om haar doelen te bereiken zónder gebruik te maken van die gegevens. Praktijk Elements meent dat haar belang, wanneer het wordt afgewogen tegen het belang van de betrokkene, voorrang moet krijgen. Ten eerste omdat zij uit ervaring weet dat dergelijke verwerkingen in de regel niet op bezwaren stuiten. Daarom kan zij dat tot uitgangspunt nemen. Ten tweede omdat Praktijk Elements alleen de gegevens gebruikt die zij ook daadwerkelijk nodig heeft om zijn doel te verwezenlijken. Ten derde omdat de betreffende gegevens niet langer bewaard worden dan nodig. Zodoende beperkt Praktijk Elements de inbreuk op de rechten van de betrokkene tot het minimum.

Ten aanzien van categorie (iii) geldt dat gegeven toestemming te allen tijden weer ingetrokken kan worden, zonder opgaaf van reden. De toestemming om via de website gegevens te verwerken wordt gevraagd wanneer de website bezocht wordt.

Komen die persoonsgegevens ook bij anderen terecht?

Praktijk Elements zal in sommige gevallen persoonsgegevens delen met partijen waar zij mee samenwerkt. Dat zijn zogenaamde ‘verwerkers’. Met die verwerkers heeft Praktijk Elements overeenkomsten gesloten. Die dienen om te waarborgen dat die verwerkers (net zoals Praktijk Elements zelf) zorgvuldig met die gegevens omgaan. Zo is die verwerker op grond van die overeenkomst bijvoorbeeld verplicht om te zorgen voor deugdelijke beveiliging, om vertrouwelijk met die gegevens om te gaan en om de gegevens te vernietigen.

Praktijk Elements beoogt niet om persoonsgegevens te delen met andere partijen dan verwerkers.

Zij voorziet hoogstens dat er, in een enkel geval, informatie gedeeld zal worden met (een andere) medewerker van de klant of met een partijen die in een directe relatie staan tot de klant.

Blijven de persoonsgegevens in Europa?

In dit kader wordt gesproken van de Europese Economische Ruimte (EER). Die bestaat uit de landen van de EU, aangevuld met Noorwegen, Liechtenstein en IJsland. Alle landen die daarbuiten vallen, gelden als een ‘derde land’. Praktijk Elements geeft geen persoonsgegevens door aan derde landen. De persoonsgegevens blijven in beginsel dus in Europe. Als er in een uitzonderlijk geval toch sprake is van doorgifte aan een ‘derde land’ dan zal dat alleen gebeuren naar een land waarvan op Europees niveau uitdrukkelijk is vastgesteld dat daar een passend niveau van persoonsgegevens gewaarborgd is.

Hoe lang blijven de gegevens bewaard?

Praktijk Elements bewaart de gegevens die door hem verzameld worden gedurende verschillende termijnen, afhankelijk van de categorie van gegevens en de wijze waarop die verzameld zijn. De precieze termijnen zijn opgenomen in het register van verwerkingsactiviteiten dat Praktijk Elements heeft opgesteld.

Bij de vaststelling van de toepasselijke termijnen is Praktijk Elements allereerst uitgegaan van wettelijke (minimum) termijnen. Denk daarbij aan de wettelijke plicht om boekhoudkundige informatie te bewaren. Voorts heeft Praktijk Elements waar mogelijk aansluiting gezocht bij de bewaartermijnen die zijn opgenomen in het Vrijstellingsbesluit Wbp. Zo geldt ten aanzien van de contactgegevens van de klant een bewaartermijn die loopt tot maximaal vijf jaar na beëindiging van de relatie tussen partijen. Ten slotte heeft Praktijk Elements zich bij de vaststelling van de bewaartermijnen laten leiden door haar belangen en die van haar klanten. Zo kan het bijvoorbeeld voor beide partijen belangrijk zijn dat stukken waarin (nadere) afspraken zijn vastgelegd langer dan twee jaar bewaard blijven. Als dergelijke stukken (denk bijvoorbeeld aan mailcorrespondentie) persoonsgegevens bevatten, blijven die dan dus ook bewaard.

Ten aanzien van de gegevens die verzameld worden via de cookies op de website, gelden de bewaartermijnen zoals beschreven in het Cookielbeleid.

Welke rechten heb ik?

Volgens de wet bent u een ‘betrokkene’ en betrokkenen hebben een aantal concreet omschreven wettelijke rechten. U kunt bij Praktijk Elements een verzoek indienen om uw persoonsgegevens in te zien, te ontvangen, te wijzigen of te laten verwijderen. Ook kunt u bezwaar maken tegen de (verdere) verwerking van uw gegevens. Als Praktijk Elements uw persoonsgegevens verwerkt op basis van uw toestemming, kunt u die toestemming op ieder moment weer intrekken. Voor al deze zaken en voor overige vragen kunt u contact opnemen met:
Praktijk Elements, Dronensingel 3b, 2411 GT Bodegraven, 06-52118935, info@praktijkelements.nl.

Praktijk Elements zal binnen een maand reageren op uw bericht.

Als u meent dat Praktijk Elements handelt in strijd met de geldende wet- en regelgeving over persoonsgegevens, kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (Postbus 93374, 2509 AJ DEN HAAG).

Is er bij Praktijk Elements sprake van geautomatiseerde besluitvorming?

Er vindt bij Praktijk Elements geen geautomatiseerde besluitvorming plaats.

Wat moet ik nog meer weten?

  1. Om een deugdelijk privacybeleid te kunnen voeren, heeft Praktijk Elements een register opgesteld van alle manieren waarop zij persoonsgegevens verwerkt. Per verwerking zijn o.a. het doel, de grondslag en de bewaartermijn opgenomen.
  2. Ter bescherming van uw persoonsgegevens heeft Praktijk Elements passende technische en organisatorische maatregelen getroffen. Een omschrijving daarvan is ook opgenomen in het verwerkingsregister. Praktijk Elements beoordeelt periodiek of deze maatregelen nog afdoende zijn.
  3. Het privacybeleid van Praktijk Elements ziet ook op zaken die los staan van haar relaties met haar klanten. Zo geldt er bijvoorbeeld ook een bewaartermijn voor gegevens van sollicitanten.
  4. Van tijd tot tijd zal het nodig zijn om dit Statement te wijzigen. Praktijk Elements heeft het recht om dat te doen. Wij raden u aan om dit Statement af en toe te controleren op eventuele wijzigingen.

Versie dd 25 mei 2018.